Le FPR est un outil de travail des services exerçant des missions de police judiciaire et de police administrative.

Il sert à rechercher, surveiller ou contrôler certaines personnes à la demande des autorités judiciaires, des autorités administratives ou des services de police ou de gendarmerie.

Il peut également être consulté lors d'enquêtes administratives. Par exemple, pour le recrutement dans certains emplois.

Le fichier est organisé en 18 catégories.

Chaque catégorie regroupe les personnes inscrites au FPR sous un même motif.

Par exemple, la catégorie S regroupe les personnes inscrites au FPR pour empêcher une menace grave pour la sécurité publique ou la sûreté de l'État si des informations ont été recueillies sur elles.

Certaines décisions du juge entraînent l'inscription au FPR.

L'administration peut demander l'inscription au FPR dans certaines situations.

Une personne peut également être inscrite au FPR si elle est recherchée dans le cadre d'une enquête de police judiciaire.

Les informations suivantes peuvent être enregistrées au FPR :

• Sur une personne inscrite : état civil, sexe, nationalité, adresse, photos, motif de la recherche, conduite à tenir en cas de découverte…
• Sur une personne victime d'une usurpation d'identité, si elle a donné son accord : état civil, sexe, nationalité, adresse, photos…

Des personnes, individuellement désignées et spécialement habilitées, peuvent consulter le FPR, de manière plus ou moins étendue, notamment :

• Personnel de la police nationale
• Personnel de la gendarmerie nationale
• Agent des douanes
• Agent du ministère de l'intérieur, des préfectures et sous-préfectures
• Agent du ministère des affaires étrangères
• Agent du Conseil national des activités privées de sécurité (CNAPS)
• Agent de l'Agence nationale des données de voyage 
• Agent de la cellule de renseignement financier nationale
• Agent du service national des enquêtes administratives de sécurité
• Agent du Commandement spécialisé pour la sécurité nucléaire
• Agent du service national des enquêtes d’autorisation de voyage (SNEAV)
• Agent du service central des armes et explosifs (SCAE)
• Agent des services spécialisés de renseignement du ministère des armées
• Agent du service national du renseignement pénitentiaire (SNRP)
• Certains magistrats
• Agent des services judiciaires chargé de la demande d'inscription et du suivi des décisions judiciaires entraînant l'inscription au FPR
• Agent de l'Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex)
• Inspecteur de l’environnement affecté à l'OFB

Les informations enregistrées dans le FPR sont communiquées aux personnes et services suivants, uniquement dans le cadre de leurs attributions et sous conditions :

• Organisme de coopération internationale en matière de police judiciaire et service de police étranger
• Agent de police municipale, à la demande d'un policier ou d'un gendarme pour rechercher une personne disparue. Exceptionnellement, afin de parer à un danger pour la population, un policier ou un gendarme peut transmettre oralement certaines informations à un agent de police municipale.
• Agent du service du Fijais
• Agent du service du Fijait

Les informations sont conservées jusqu'à l'aboutissement de la recherche ou l'extinction du motif de l'inscription.

Par exemple, concernant l'inscription d'une personne disparue dans des conditions inquiétantes, les informations deviennent inaccessibles au consultant dès la découverte de la personne.

Vous avez un droit d’accès, de rectification, d’effacement et à la limitation de vos informations personnelles enregistrées dans le FPR.

Toutefois, ces droits peuvent être refusés ou limités.

Les moyens pour exercer un tel droit diffère en fonction du motif d'inscription au FPR :